Felicitări — proiectul tău de digitalizare a fost selectat pentru finanțare. Acum începe partea care decide dacă banii chiar ajung în contul firmei: implementarea. Iată calendarul pe scurt, așa cum îl trăiesc beneficiarii.
Pasul 1: Semnarea contractului de finanțare
Contractul de finanțare stabilește regulile jocului: valoarea finanțării, perioada de implementare, categoriile de cheltuieli aprobate și obligațiile de raportare. Citește-l cu atenție înainte să semnezi orice cu furnizorii — perioada de implementare din contract este ceasul după care se aliniază tot restul.
Pasul 2: Procedura de achiziție
Nu poți cumpăra pur și simplu de unde vrei. Beneficiarii privați urmează de regulă o procedură competitivă: definești specificațiile tehnice, ceri oferte comparabile de la furnizori verificabili, alegi documentat. Greșelile clasice care se plătesc scump la decont:
- Specificații scrise după oferta unui singur furnizor, vizibil «cu dedicație»
- Oferte care nu sunt comparabile între ele (componente diferite, termeni diferiți)
- Furnizori fără date de identificare complete sau cu situație fiscală neclară
Avem un ghid dedicat modului în care lucrăm cu beneficiarii de finanțare, inclusiv un checklist pentru alegerea furnizorului tehnic.
Pasul 3: Contractarea și calendarul de livrare
Contractul cu furnizorul trebuie să reflecte oferta câștigătoare și să aibă un calendar de livrare care intră confortabil în perioada de implementare. Lasă marjă de siguranță: recepția, testarea și eventualele corecturi consumă timp, iar cheltuielile făcute după expirarea perioadei de implementare devin neeligibile.
Pasul 4: Livrarea și recepția
Fiecare livrabil se documentează: proces-verbal de recepție semnat, facturi detaliate pe componentele din ofertă, dovezi de funcționare (site live, acces în aplicație, rapoarte de audit). Regula practică: dacă nu e scris, nu s-a întâmplat. Un furnizor obișnuit cu proiectele finanțate îți predă documentația din proprie inițiativă, nu la insistențe.
Pasul 5: Cererea de rambursare
Dosarul de decont leagă totul: procedura de achiziție, contractul, facturile, plățile, recepțiile și dovezile de funcționare. Ofițerul de decont verifică coerența între ele — orice nepotrivire între ofertă, contract și factură generează clarificări sau corecții financiare.
Pasul 6: Perioada de durabilitate
După rambursare, proiectul trebuie să rămână funcțional pe perioada de durabilitate stabilită prin contract, de regulă 3 ani pentru IMM-uri. Vizitele de monitorizare verifică exact asta. Planifică din start mentenanța: backup, actualizări, monitorizare — un site căzut la vizita de monitorizare e un risc real de recuperare a finanțării.
Pe scurt
- Perioada de implementare din contractul de finanțare dictează tot calendarul
- Achiziția se face documentat, cu oferte comparabile de la furnizori verificabili
- Fiecare livrare se încheie cu recepție semnată și facturi detaliate
- Durabilitatea se planifică de la început, nu după decont
Nu știi sigur ce poți deconta? Vezi și ghidul cheltuielilor eligibile pentru digitalizare.
Pixin este furnizor de implementare tehnică pentru proiecte de digitalizare — nu scriem cereri de finanțare și nu garantăm aprobarea proiectelor.